Processo telematico e attestazioni di conformità

Dal 21 agosto 2015 entrano in vigore alcune modifiche in materia di attestazione di conformità delle copie analogiche ed informatiche degli atti e provvedimenti; modifiche che si applicano anche alle notifiche a mezzo PEC.

La nuova disposizione in materia di modalità di attestazione di conformità [1], entrata in vigore lo scorso mese di agosto, prevede in particolare che:

– quando l’attestazione di conformità si riferisce ad una copia analogica (cartacea), l’attestazione stessa è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima;

– quando l’attestazione di conformità si riferisce ad una copia informatica (un file), l’attestazione stessa è apposta nel medesimo documento informatico. In tale ultimo caso, l’attestazione di conformità può però anche (in alternativa) essere apposta su un documento informatico separato, allegato al messaggio di posta elettronica certificata Tale separato allegato dovrà però contenere elementi che consentano di individuare la copia cui si riferisce e che saranno specificamente indicati dal Ministero della giustizia;

– se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.

In altre parole, la prima ipotesi riguarda le copie che l’avvocato trasforma da informatiche a cartacee (analogiche): in questo caso la certificazione di conformità si inserisce in calce o a margine del foglio stampato o con foglio pinzato assieme.
Nella seconda ipotesi, ossia quando l’avvocato certifica la conformità di una copia su file informatico, la certificazione va messa “dentro” al file: utilizzando uno dei tanti programmi che consentono la modifica dei file .pdf, si dovrà inserire l’attestazione: “è conforme a ….”, quale ultima pagina (informatica) del documento. Quindi il file andrà firmato digitalmente.
La norma precisa però, in caso di attestazione di conformità di un documento informatico, che l’avvocato possa anche inserire l’attestazione in un file separato. Questa ultima facoltà sarà però consentita solo quando il Ministero della giustizia darà precise indicazioni sul punto.
Per quanto riguarda le attestazioni di conformità degli atti informatici sarà quindi importante, fino all’emanazione delle specifiche tecniche del Ministero, che queste siano inserite all’interno del documento informatico per il quale avviene l’attestazione.

[1] Art. 16 undecies, Legge n. 132/2015.